Jamais auparavant on n'avait observé un tel niveau de difficulté dans l'approvisionnement en matières premières, entraînant une hausse significative des prix.
Il est donc essentiel de créer une procédure sûre et rapide pour valider les sources alternatives de matières premières, afin de pouvoir s'appuyer sur différentes chaînes d'approvisionnement et de maîtriser les coûts.
Nous nous concentrerons ici sur la façon dont les laboratoires doivent traiter une demande de validation d'un fournisseur alternatif émanant de leur Bureau des achats, afin que cela soit fait rapidement et de la manière la plus économique possible.
Se fier à la seule vérification du nom INCI peut s'avérer un choix erroné, voire désastreux. Les noms INCI sont souvent des noms génériques couvrant des matériaux qui se comportent très différemment au niveau des formulations. C'est le cas, par exemple, des polymères ou des matières premières d'origine naturelle.
Indépendamment de la crise actuelle, plusieurs raisons expliquent pourquoi on peut se retrouver à vouloir approuver des alternatives.
Tout d'abord, il faut vérifier la composition INCI et les numéros CAS, y compris les additifs (conservateurs, régulateurs de pH, ...). Il peut y avoir différents numéros CAS pour le même ingrédient ; demandez à votre fournisseur avant de le refuser. Demandez également si la même matière première existe avec d'autres additifs si les additifs standard ne vous satisfont pas.
Analysez les spécifications : à moins que vous ne soyez un client hautement stratégique pour le fabricant, les spécifications ne sont pas négociables. En cas de petites différences avec les spécifications de votre matière première de référence, essayez de faire une analyse critique, paramètre par paramètre, pour comprendre si et comment cela peut avoir un impact sur votre produit fini. Vous serez certainement surpris de constater à quel point certains paramètres sont peu pertinents.
Vérifiez la conformité aux règlements et directives qui vous intéressent : matières premières pour cosmétiques, pharmacie, alimentation, écolabels.
Assurez-vous que votre Bureau des achats a vérifié avec le nouveau fournisseur potentiel la quantité minimale de commande (MOQ), le prix et la disponibilité de la matière première alternative, y compris la possibilité de recevoir des échantillons.
Pour les matières premières simples, sans variables de composition, comme la glycérine, le butylène glycol, le cyclopentasiloxane ou certains esters, il n'y a rien d'autre à faire ; vous pouvez vous contenter de vérifier la documentation.
Pour les produits comme les huiles ou les extraits végétaux et les esters, outre la documentation, il faut vérifier, sur les échantillons de matière première, les paramètres qui pourraient avoir un impact sur les caractéristiques organoleptiques du produit fini : aspect, couleur, odeur. Ne négligez pas non plus le goût si l'ingrédient est utilisé dans des produits pour lèvres.
En cas de doutes, un simple test triangulaire impliquant des techniciens de laboratoire et des collègues du marketing peut être organisé.
Si la matière première se présente sous une forme différente, il est toujours préférable d'en parler avec les opérateurs de production ; par exemple, une cire qui passe du format perles au format plaque pourrait compliquer le processus de transformation.
Pour les ingrédients plus complexes, tels que les polymères, les modificateurs de rhéologie, les solubilisants, il faut effectuer des essais en laboratoire. Pour vous assurer que la fonctionnalité de la matière première à valider est comparable à celle de votre propre standard, vous devrez réaliser un lot de laboratoire en utilisant la matière première alternative dans la formule du portefeuille d'entreprise qui la contient dans le pourcentage le plus élevé. Outre le contrôle des paramètres organoleptiques, il faudra également analyser les paramètres chimico-physiques du produit fini, notamment le pH et la viscosité.
Des tests en laboratoire sont également recommandés pour les formules contenant des pourcentages plus faibles de l'ingrédient à substituer mais connues pour être plus délicates, par exemple la substitution d'un émulsifiant dans une formule qui n'est pas parfaitement stable à haute température, ou la substitution d'un solubilisant dans une solution qui n'est pas complètement transparente à température ambiante.
En cas de variations de viscosité, il est essentiel de tester le produit dans son emballage définitif afin de s'assurer qu'il n'y a pas d'impact négatif sur sa fonctionnalité, notamment en présence de distributeurs. Même la couleur est toujours mieux évaluée dans l'emballage définitif car des variations, visibles en masse, peuvent être imperceptibles à l'usage dans l'emballage de vente.
Si l'ingrédient est critique pour la stabilité du produit (par exemple, les émulsifiants), il faudra également effectuer des tests de vieillissement accéléré, avec la possibilité de réduire la durée de 6-4 mois à 3-1 mois.
En cas de substitution d'actifs, outre les tests de stabilité, il faudra également évaluer la nécessité de répéter les éventuels tests d'efficacité, par exemple dans le cas d'extraits végétaux non titrés, qui sont évidemment présents dans des pourcentages qui ne relèvent pas du simple marketing.
ECSA est présente sur le marché du négoce des matières premières depuis plus de 100 ans et dispose de 3 entrepôts avec une grande capacité de stockage et une grande disponibilité des produits en stock.
Grâce à son vaste réseau de fournisseurs et à sa stratégie consistant à ne pas s'attacher à quelques fabricants spécifiques, ECSA est en mesure, sur la base des spécifications du client, de trouver les meilleures alternatives sur le marché en termes de qualité et de prix, indépendamment des exigences de quantité.
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