Mai come negli ultimi tempi si è osservata una difficoltà così alta nell’approvvigionamento di materie prime, con un conseguente significativo aumento dei prezzi.
Diventa quindi fondamentale creare una procedura sicura e veloce che permetta di validare fonti alternative di materie prime, in modo da poter contare su diverse catene di approvvigionamento e contenere i costi.
Qui ci focalizzeremo su come i laboratori dovrebbero affrontare una richiesta di validazione di fornitore alternativo da parte del loro ufficio acquisti perché questa avvenga in modo rapido e il più economico possibile.
Affidarsi alla verifica del solo nome INCI potrebbe rivelarsi una scelta sbagliata se non disastrosa. I nomi INCI sono spesso nomi generici che coprono materiali che si comportano in modo molto diverso nelle formulazioni. È il caso, per esempio, di polimeri o di materie prime di origine naturale.
Indipendentemente dalla crisi in corso, i motivi per cui ci si potrebbe trovare a voler approvare alternative sono diversi.
Prima di tutto è necessario verificare la composizione INCI e i CAS number, additivi compresi (conservanti, regolatori di pH, …). Potrebbero esistere CAS number diversi per uno stesso ingrediente, rivolgiti al tuo fornitore prima di rifiutarlo. Richiedi anche se la stessa materia prima esiste con altri additivi se quelli standard non ti soddisfano.
Analizza le specifiche: a meno che tu non sia un cliente fortemente strategico per il produttore, le specifiche non sono negoziabili. In caso di piccole differenze con le specifiche della tua materia prima di riferimento, cerca di analizzare in modo critico parametro per parametro per capire se e come potrebbe impattare il tuo prodotto finito. Rimarrai sicuramente sorpreso da come alcuni parametri siano ininfluenti.
Verifica la compliance con i Regolamenti e le Direttive di tuo interesse: materia prima ad uso cosmetico, farma, food, ecolabels.
Assicurati che il tuo Ufficio acquisti abbia verificato con il nuovo potenziale fornitore MOQ, prezzo e disponibilità della materia prima alternativa, compresa la possibilità di ricevere campioni.
Per materie prime semplici, con nessuna variabile di composizione come possono essere glicerina, butylene glycol, cyclopentasiloxane o alcuni esteri, non è necessario fare altro, ci si può fermare alla verifica della documentazione.
Per prodotti come gli oli o gli estratti vegetali e gli esteri, oltre alla documentazione, è necessario verificare sui campioni di materia prima quei parametri che potrebbero avere un impatto sulle caratteristiche organolettiche del prodotto finito: aspetto, colore, odore. Non tralasciare neanche il sapore se l’ingrediente è utilizzato in prodotti per labbra.
In caso di dubbi, si può organizzare un semplice test triangolare coinvolgendo tecnici di laboratorio e colleghi del marketing.
Se la materia prima si presenta in forma diversa, è sempre meglio un confronto con gli operatori di produzione; per esempio, una cera che passa da beads a placca potrebbe complicarne la lavorazione.
Per ingredienti più complessi come polimeri, modificatori reologici, solubilizzanti, è necessario effettuare trials di laboratorio. Per assicurarsi che la funzionalità della materia prima da validare sia paragonabile a quella del proprio standard, si dovrà fare un batch di laboratorio utilizzando l’alternativa nella formula del portfolio aziendale che la contiene nella percentuale più alta. Oltre a verificare i parametri organolettici, andranno analizzati anche quelli chimico-fisici del prodotto finito, in particolare pH e viscosità.
Si consiglia di effettuare prove di laboratorio anche di formule con percentuali più basse dell’ingrediente da sostituire ma che sono conosciute per essere più delicate, per esempio sostituzione di un emulsionante in formula non perfettamente stabile ad alte temperature, sostituzione solubilizzante in soluzione non totalmente trasparente a temperatura ambiente.
In caso di variazioni di viscosità, è fondamentale testare il prodotto nel suo packaging definitivo per assicurarsi che non ci sia un impatto negativo sulla funzionalità dello stesso, soprattutto in presenza di dosatori. Anche il colore è sempre meglio valutarlo nel packaging definitivo perché variazioni visibili in massa, potrebbero essere impercettibili all’uso nel suo packaging di vendita.
Se l’ingrediente è critico per la stabilità del prodotto (ad esempio gli emulsionanti) si dovrà procedere anche a test di invecchiamento accelerato, con la possibilità di ridurre la durata da 6-4 mesi a 3-1.
Nel caso di sostituzione di attivi, oltre ai test di stabilità, si dovrà valutare anche la necessità di ripetere eventuali test di efficacia, per esempio in casi di estratti vegetali non titolati, ovviamente presenti in percentuali non solo marketing.
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